Zeit oder Geld?
Die wohl beste Entscheidung der letzten 6 Monate.
Ich bin seit 2018 selbstständig. Am Anfang noch neben meiner Anstellung, später in Vollzeit. Viel hat sich verändert, aber eine Sache ist von Anfang an gleichgeblieben.
Es gibt immer viel mehr zu tun, als man Stunden im Tag hat.
Arbeit türmt sich auf. Und damit einher geht oft ein Gefühl von Überwältigung und manchmal Hilflosigkeit. Bei mir heißen die Aufgaben nicht nur Steuerberatung, sondern auch: die eigene Buchhaltung erstellen, Rechnungen schreiben, Webdesignaufsetzen und anpassen, Mails lesen, Mails beantworten, Marketing planen, Werbung machen, YouTube-Videos drehen, Newsletter schreiben, Mitarbeiter suchen, interviewen und einstellen, Mitarbeiter organisieren und anleiten, Verträge vorbereiten und abschließen, Dienstleister finden und beauftragen….
Du kennst es.
Aus einer 40-Stundenwoche wird schnell eine 50-, 60-, oder 70-Stundenwoche. Und nie ist ein Ende in Sicht. Je „erfolgreicher“ man in seinem Beruf ist, je größer das Unternehmen wird, das man baut, desto mehr vereinnahmt die Arbeit tendenziell das eigene Leben. Eine logische Konsequenz.
Die Geschichte meines eigenen Vaters hat mir aber schon lang bevor ich gegründet habe, eines gezeigt.
Einfach nur immer mehr und härter zu arbeiten, ist der sichere Weg in den Abgrund.
Mein Vater hatte einen Fachhandel für Holzbearbeitungsmaschinen wie Makita-Kreissägen, Druckluftnagler, Kettensägen von Stihl und hochwertige Akkuschrauber. Alles, was der Zimmermann im Tagesgeschäft braucht und was stabil genug sein muss, um dem Dauereinsatz auf den Baustellen im Schwarzwald stand zu halten.
Arbeit war immer da. Mehr als er bewältigen konnte.
Seine Reaktion darauf war „Zähne zusammenbeißen und schaffen“.
Nach Jahren von 80-Stunden-Wochen hat die Arbeit aber auch ihren Tribut gezollt. Systematisch haben seine Gesundheit, seine Ehe und seine Freundschaften so darunter gelitten, dass alles auseinandergefallen ist.
Mit dieser Erkenntnis im Hinterkopf habe ich von Anfang an versucht meine Arbeit in einem gesunden Rahmen zu halten.
Der Ansatz ist gut. Das Problem dabei ist aber: Wenn du deine Arbeit und Energie ständig zügelst, wächst dein Unternehmen deutlich langsamer. Die Folge ist weniger Einkommen und damit mehr Unsicherheit.
Denn schließlich muss Geld beständig reinkommen, damit man sicher sein kann, dass man auch langfristig davon leben kann. Langsam zu wachsen ist gerade am Anfang gefährlich als Unternehmer. Weil genau in dieser Phase muss man besonders viel ausprobieren und lernen. Dafür braucht es Volumen und die kosten Stunden.
Also habe ich trotzdem mehr gearbeitet, als ich wollte.
Was soll man auch anders tun, mit zwei kleinen Kindern daheim und einer Familie, die darauf angewiesen ist, dass man Geld verdient?
Anfang des Jahres war ich nun bei einem Mandanten von mir, um mit ihm ein Videointerview aufzunehmen. Daniel hat selbst zwei großartige Firmen mit rund 25 Angestellten, die jeden Tag Wert für ihre Kunden schaffen. Er ist Vater von zwei kleinen Kindern. Auch seine Frau kümmert sich zurzeit in Vollzeit um all die Familienaufgaben im Alltag und hält ihm dabei den Rücken frei.
Und auch er würde in Arbeit ertrinken, wenn er sich nicht bewusst Zeit für anderes nehmen würde.
Eine ähnliche Situation wie bei mir.
(Daniel betreibt übrigens eine tolle Agentur für Werbemittel und Designs Ideenschmiede im Dreisamtal. Wenn du da Unterstützung brauchst, wirst du bestimmt bei ihm fündig.)
In unserem Gespräch hat er nun etwas gesagt, dass mir nicht mehr aus dem Kopf ging. Seine beste Entscheidung in den letzten Monaten sei es gewesen, eine persönliche Assistenz einzustellen.
Könnte das die Lösung für mein Problem sein? Schließlich zeigen meine wöchentlichen Zeitaufschriebe, dass ich eigentlich nur in der Hälfte meiner Zeit tatsächlich Mandanten berate. Die restlichen 50 % meiner Stunden gehen für „unnütze“ bzw. unproduktive Verwaltungsarbeiten und ähnliches drauf. Arbeiten, die gemacht werden müssen–aber doch nicht von mir, oder?
Zeit oder Geld?
Jeder von uns hat 168 Stunden in der Woche. Zeit ist sehr kommunistisch. Alle erhalten Tag für Tag die gleiche Anzahl an Stunden.
Geld hingegen ist nicht kommunistisch. Je mehr Wert man schafft, desto mehr Geld kommt auch zurück.
Zeit und Geld hängen aber immer zusammen. Selbst wenn man skalierbare Produkte wie Software oder Videokurse oder etwas ähnliches erschafft oder sich Kapitalanlagen kauft, die Dividenden abwerfen, muss man zunächst Zeit (bzw. Geld, das durch Zeit geschaffen wurde) investieren.
Die Gleichung ist immer dieselbe: Zeit →Arbeit →Wert →Geld. Lediglich der Output variiert je nach Geschäftsmodell.
Wenn nun Zeit die wirkliche knappe Ressource ist, dann müssen wir sie auch so behandeln. Sich Zeit zurückzukaufen, kann damit die sinnvollste Investition sein, die man tätigen kann.
Ob sich das bei einer persönlichen Assistenz lohnt, ist leicht zu bestimmen.
Wie hoch war dein Gewinn vor Steuern im letzten Jahr (Als GmbH-Inhaber: dein Gehalt plus den GmbH-Gewinn)? Nimm diese Zahl und teile sie durch 2.100 Euro. Damit hast du deinen effektiven Stundensatz, wenn du Vollzeit-Selbstständiger mit (zu)viel Arbeit bist.
Wie hoch ist dein tatsächlicher Stundenlohn? 45, 70 oder 100 Euro?
Dieser Blogbeitrag war einer meiner Info-Briefe, die ich regelmäßig samstags versende. Möchtest du auch Steuergestaltungsmöglichkeiten und Wege effizient Vermögen aufzubauen als Mail erhalten, dann klicke hier.
Und was würde dich eine Assistenz kosten, die dir all die Arbeiten abnimmt, die dich daran hindern mehr Geld zu verdienen oder mehr Zeit mit deiner Familie zu verbringen?
25 Euro pro Stunde? 30 Euro pro Stunde?
In den meisten Fällen ist es deutlich weniger als dein Stundenlohn und damit ein guter Deal.
Auch meine Rechnung war eindeutig und ich habe Csilla eingestellt. Csilla ist ausgebildete Steuerfachangestellte. Sie ist ordentlich, gewissenhaft und zuverlässig. Und seit einem halben Jahr sorgt sie dafür, dass ich wieder Zeit habe.
Nach dem Vorgehen von amerikanischen Unternehmer Dan Martell Buy Back Your Time: Get Unstuck, Reclaim Your Freedom, and Build Your Empire : Martell, Dan: Amazon.de: Bücher haben wir unsere Zusammenarbeit dabei so organisiert, dass für mich das Maximum an Flexibilität und Zeit heraus kommt.
Lass uns das auch bei dir tun.
Schritt 1: Übertragung von Kalender und Mail-Postfach
Als erstes erhält deine Assistenz die volle Kontrolle über deinen Kalender und dein Mail-Postfach. Beides ist ab jetzt nicht mehr deine Aufgabe.
Sie setzt deine Termine und sortiert deine Mails vor. Am einfachsten baust du dafür eine ähnliche Ordnerstruktur in Outlook wie ich auf.
Nur noch der erste Ordner gehört damit zu deinen Aufgaben. Um den Rest kümmert sie sich. Mails, die klar sind, beantwortet sie direkt selbstständig. Denn Rest sortiert sie in die verschiedenen Ordner. Ab Ordner 01 folgt deine Ablagestruktur, damit in den Ordnern 00 nur das drin ist, was auch aktuell ansteht. Das sollte die Zeit, die du persönlich auf Mails verwendet, mindestens um die Hälfte reduzieren.
Auch dein Kalender ist ab jetzt ihre Verantwortung. Wenn Termine organisiert werden müssen, dann übernimmt sie das für dich und bucht dir die Zeiten einfach ein. Vorab gibst du ihr eine knappe Anweisung, welche Zeiten freibleiben müssen, weil sie für andere wichtige Sachenreserviert sind. Bei mir sind zum Beispiel 09:00 bis 11:30 Uhr an jedem Tag für konzentriertes Arbeiten ohne Meetings reserviert.
Schritt 2: Tägliches Meeting
Als nächstes legst du eine Uhrzeit für ein tägliches Meeting fest. Im Meeting legt dir deine Assistenz dann innerhalb von 20–30Minuten gebündelt vor, was ansteht, unklar ist oder geklärt werden muss. Du gibst ihr Feedback. Danach erledigt sie die Aufgaben nach deinen Anweisungen in Eigenregie, schreibt E-Mails für dich und organisiert Aufgaben.
Schritt 3: Dokumentieren über Video
Selbstverständlich sollst du aber auch von vielen Aufgaben entlastet werden, die nicht direkt mit deinen Mails und Terminen zusammenhängen. Besonders Aufgaben wie Rechnungen schreiben, Briefe verfassen, Informationen zu recherchieren und Ähnliches kosten viel wertvolle Zeit. Gleichzeitig ist aber auch die Einarbeitung in diese Aufgaben zeitaufwendig, wenn du siedelegieren willst.
Abhilfe schafft deswegen ein einfacher Trick. Nimm für alle Aufgaben, die du abgeben möchtest, ein Video auf. Das geht am einfachsten über Screenrecording-Software wie Loom Free screen recorder for Mac and PC | Loom oder Microsoft Stream Microsoft Stream—Enterprise Video Platform | Microsoft 365.
Willst du beispielsweise die Rechnungsschreibung abgeben, dann zeichne den gesamten Arbeitsablauf (mindestens) einmal per Video auf. Während du das ganze machst, erklärst du die einzelnen Schritte und sprichst das Ganze per Mikrofon ein.
Den Link zur Aufnahme schickst du deiner Assistenz und für dich entfallen Stunden über Stunden anstrengender Einarbeitung, weil sie sich das Video einfach mehrmals anschauen kann und das ganze unabhängig von dir tut, wann es ihr eben passt.
Auf dieselbe Art und Weise organisiere ich mittlerweile sämtliche Aufgaben, die ich delegieren möchte. Ich nehme einfach ein kurzes Video mit Anweisungen und Erklärungen auf und versende den Link. Die gesammelten Aufgaben dokumentieren wir über eine digitale Checkliste per Asana. Dort sehe ich bei Bedarf auch ob die Aufgabe erledigt wurde oder ob Rückfragen bestehen.
Das Ziel ist so viel, wie möglich an Verwaltungsarbeit von deinen Schultern zu nehmen.
Schritt 4: Deine Zeit investieren, wo sie wirklich Mehrwert bringt
Als letztes gilt es nur noch deine zurückgewonnene Zeit dort einzusetzen, wo sie dir wirklich etwas bringt. Entweder weil du dadurch mehr Geld verdienst oder sie in deine Gesundheit oder dein Sozialleben investierst.
Ich hoffe das bringt dich weiter.
Und hey: Mich würde brennend interessieren, welche Methoden du verwendest, um dir deine Zeit zurückzuholen? Antworte mir doch gern auf diese Mail. Ich lese auch alle Mails (nachdem Csilla sie vorsortiert hat).
Ein schönes Wochenende wünsche ich dir.
Viele Grüße
Eric Preusche
