Was passiert, wenn dein Unternehmen und Vermögen wächst und die falschen Leute neidisch werden? Hast du dann deine privaten Daten geschützt, sodass niemand mit zwei Klicks rausfindet, wo du oder deine Kinder wohnen oder deine private Telefonnummer einfach im Netz abrufen kann?
Als ich mich vor einigen Jahren selbstständig gemacht habe, war mir von Anfang an klar, dass ich rein online arbeiten will und meine Mitarbeiter – zumindest am Anfang – zu 100 % im Homeoffice arbeiten. Ich habe also keine Räume angemietet, sondern von daheim gearbeitet. Wir haben damals in einem beschaulichen Mehrfamilienhaus in der Innenstadt von Rottweil in einer kleinen Wohnung gewohnt und in der hatte ich mir ein Büro eingerichtet. Überall auf meiner Website stand deswegen, dass wir keine Vor-Ort-Termine anbieten.
Meine Adresse musste ich aber als Sitz der Firma im Impressum hinterlegen.
Es hat keine 6 Monate gedauert, da hat es an unserer Wohnungstür geklingelt und zwei völlig irritierte Besucher standen davor, die einen Steuerberater suchten. Meine Frau mit unserer kleinen Tochter auf dem Arm hat über die Gegensprechanlage gefragt, worum es geht, und der eine Besucher hat überfordert gestammelt: „Ist das eine echte Firma? Das sieht aus wie eine private Wohnung. Wir suchen einen Steuerberater.“ Ich habe ihnen dann lachend erklärt, dass wir nur Online-Termine machen oder ich zu den Kunden komme.
Je größer mein Internetauftritt geworden ist, desto mehr kam da ein weiteres Problem dazu. Ich habe am Anfang den Fehler gemacht und meine private Handynummer im Impressum und bei der Steuerberaterkammer hinterlegt. Resultat war: fünf Mal am Tag hat mein Telefon geklingelt und irgendein Vertreter wollte mir etwas verkaufen. Teilweise haben diese Menschen zu unmenschlichen Zeiten auch abends angerufen. Absolute Katastrophe.
Das waren nun zwei kleine harmlose Beispiele, wie private Daten im Netz für Unternehmer zu einem Problem werden können. Seit einiger Zeit betreue ich nun auch regelmäßig vermögendere Unternehmer oder Selbstständige bei der Steuergestaltung und Firmenstrukturierung und immer mal wieder passieren da gruselige Sachen. Das wird mir erzählt: von aufdringlichen Anrufern, die sich nicht abwimmeln lassen, Betrugsversuchen, bei denen die Stimme des Chefs über KI kopiert wurde und dann Mitarbeiter angerufen werden, damit die Geld auf irgendwelche Konten überweisen, bis hin zu richtigen Erpressungsversuchen und Bedrohungen.
Anscheinend muss man nur eine genügend große Außenwirkung haben und es gibt schlechte Menschen, die meinen, man hätte Geld und dass sie sich davon etwas erzwingen könnten.
Und weil ich aus meiner Erfahrung als ehemaliger Finanzbeamter, der in der Betriebsprüfung und Steuerfahndung gearbeitet hat, auch gelernt habe, wie man die unterschiedlichsten Dinge über jemanden mit etwas Recherche online herausfinden kann, fallen mir bei Mandanten immer wieder ungewollte Datenlecks zu Privatadressen, Telefonnummern, Daten der Kinder, Mitarbeitern oder schlicht Finanzdaten auf.
Ich halte das für sehr gefährlich – besonders im Hinblick auf die rapide Entwicklung des Internets, von Software und KI. Wer weiß, was jetzt schon möglich ist und in Zukunft möglich wird, mit all solchen privaten Daten im Netz.
Ich möchte dir deswegen heute aus meiner Erfahrung heraus einen guten Überblick geben, worauf du in deinem Unternehmen und bei der Steuergestaltung definitiv achten solltest und was ich für sinnvoll halte zu beachten – insbesondere bei Umstrukturierungen.
Wir schauen uns dabei Folgendes an:
1. Wie steht es um den Schutz deiner Daten beim Finanzamt und was kannst du tun, um ihn zu verbessern?
2. Wie kannst du deine private Adresse und Telefonnummer selbst schützen, obwohl du verschiedenste Pflichten wie Impressumsangaben erfüllen musst?
3. Wo werden bei Firmenumstrukturierungen immer wieder ungewollt private Daten im Netz veröffentlicht und wie kann man das unterbinden?
4. Was kannst du tun, um die Daten deiner Kinder zu schützen, wenn du sie über Gestaltungen wie der Familien-KG oder der Familienstiftung in deinen Vermögensaufbau einbindest?
5. Wie steht es um den Schutz deiner Daten in halb offenen Registern
wie dem Transparenzregister und dem Melderegister?
6. Und was kannst du tun, damit deine private Adresse nicht in geschützten Registern
wie dem Grundbuch landet?
Beginnen wir mit der Behörde, die wohl am meisten über dich weiß. Dem Finanzamt.
Das Finanzamt weiß ungefähr so alles, was du nicht veröffentlicht wissen willst. Das fängt bei deiner privaten Meldeadresse an, geht über deine Einnahmen und Ausgaben sowie Investitionen seit Anfang deines Lebens weiter und hört bei deinen Kindern, Krankheitskosten und mit wem du verheiratet bist oder warst auf.
Glücklicherweise für uns, muss man sagen, wurden genau diese Daten im Dritten Reich exzessiv missbraucht und ausgenutzt, weshalb man nach dem Zweiten Weltkrieg im Grundgesetz enge Regeln verankert hat, wie die Daten des Bürgers vor dem Staat geschützt werden müssen.
Die praktische Konsequenz davon ist das Steuergeheimnis und seine Vorschriften nach § 30 f AO.
Die Finanzämter erhalten zwar umfassend Informationen über dich von anderen Behörden, nach diesen Regeln im Gesetz dürfen diese Infos aber vom Finanzamt ohne triftigen Grund – wie z. B. einem Strafverfahren gegen dich – mit niemandem geteilt werden. Das geht sogar so weit, dass nicht einmal ein Datenaustausch über dein Einkommen vom Finanzamt mit deiner Krankenversicherung möglich ist, wenn du z. B. freiwillig gesetzlich versichert bist. Deswegen musst du da immer deinen Steuerbescheid selbst hinschicken und regst dich vielleicht auf, dass der Staat doch alles weiß, aber die Behörden nicht miteinander reden. Der Grund ist ein umfassender rechtlicher Schutz von dir.
Jetzt habe ich aber auch einige Jahre im Finanzamt gearbeitet und weiß, dass es trotzdem einige Schwachstellen gibt. Die größte ist wohl der Anruf beim Finanzamt. Jeder x-beliebige Fremde kann theoretisch bei deinem Finanzamt anrufen und sich entweder als du oder dein Steuerberater ausgeben und Fragen stellen.
Die werden auch oft wohlwollend beantwortet. Und zwar immer dann, wenn der Anrufer deine Eckdaten wie deine private Adresse, dein Geburtsdatum und deine Steuernummer hat. Der zentrale Türöffner ist dabei deine Steuernummer und gerade die steht ja meistens auf deinen Rechnungen und manchmal sogar im Internet.
Wenn du das also unterbinden möchtest, dann solltest du auf zwei Dinge achten.
Sorge dafür, dass dein Unternehmen nicht an deiner Privatanschrift gemeldet ist – ob du es dort betreibst, ist dann eine andere Sache – und weise auf deinen Geschäftsbriefen und sonst wo nie deine private Steuernummer aus.
Jetzt wirst du vielleicht sagen: Aber Herr Preusche, ich muss doch meine Steuernummer auf meinen Rechnungen stehen haben, ansonsten ist das nicht ordnungsgemäß und ich bekomme Ärger mit dem Finanzamt.
Nun, rechtlich gesehen reicht es aus, wenn du nur deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf die Rechnungen setzt. Denn im Gesetz findest du hierzu eine sogenannte „oder“-Regelung. Auf die Rechnung muss nämlich die persönliche Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identnummer. Also solltest du hier nur die USt-IdNr. aufführen.
Zum Verständnis: Die Steuernummer ist finanzamts- und fallbezogen – wie ein Aktenzeichen der zuständigen Abteilung im Finanzamt für deinen Steuerfall. Die erhältst du, damit dein Finanzamt dich intern einer festen Gruppe von Finanzbeamten zur Bearbeitung der Erklärungen zuweisen kann. Die Umsatzsteuer-ID ist hingegen unter anderem als Ausweis im Geschäftsverkehr gedacht, damit du gegenüber anderen Unternehmen nachweisen kannst, dass du Unternehmer bist.
Und auch was die Firmenadresse angeht, ist es sinnvoll, eine Anschrift zu wählen, die von deinen privaten Räumen abweicht.
Ich weiß, fast kein kleines – und auch viele größere Unternehmen – braucht eigentlich mehr eigene Büroräume. Dienstleistungen können mehr und mehr voll digital abgewickelt werden. Mitarbeiter sitzen unter Umständen fast nur im Homeoffice.
Extra Räume anzumieten, die außerhalb der eigenen Wohnung liegen, ist deswegen oft wirtschaftlich nicht sinnvoll.
Gleichzeitig hast du aber auch die Verpflichtung, im Impressum eine ladungsfähige Adresse zu veröffentlichen. Und ein Impressum muss jeder haben, der einen Internetauftritt oder Social Media als Unternehmer nutzt. Praktisch heißt das: Irgendeine Anschrift wird im Netz auffindbar sein. Ganz ohne geht es nicht. Wir können nur gestalten, welche das sein wird.
Jetzt zwingt dich glücklicherweise niemand, dort deine private Adresse anzugeben. Die Postanschrift muss lediglich ladungsfähig sein.
Jetzt bin ich kein Rechtsanwalt, der sich mit so etwas tagtäglich beschäftigt, sondern Steuerberater. Nimm meine Worte, was das genau rechtlich bedeutet, also mit etwas Vorsicht auf und lass sie bei Bedarf auf deinen Fall von einem Juristen prüfen.
Aber mein Verständnis ist, dass „ladungsfähig“ bedeutet: Es muss an der Adresse sichergestellt sein, dass Briefe von Behörden, Gerichten und anderen Dritten zuverlässig ankommen. Es muss also mindestens einen Briefkasten geben, den du regelmäßig leerst und an den zugestellt werden kann – für den Fall, dass jemand dich zum Beispiel verklagen will oder du Post zum Beispiel vom Bundesamt für Justiz bekommst.
Dabei muss sichergestellt sein, dass Schreiben dich als Unternehmer zeitnah auch erreichen.
Im besten Fall ist also an der Adresse auch jemand vor Ort, der gerichtliche Ladungen und Schreiben entgegennehmen kann und dafür unterschreibt, dass sie eingegangen sind. Dafür gibt es bei der Post extra das Verfahren, Briefe über eine Postzustellungsurkunde zu verschicken. Das sind dann die gelben oder roten Umschläge, die du vielleicht schon einmal gesehen hast. Damit wird dokumentiert, dass du die Post auch wirklich erhalten hast, was zum Beispiel für Klageverfahren wichtig ist.
Solche Zustellungen gegen Unterschrift kommen natürlich nur sehr selten vor.
Für 99,9 % der Fälle reicht es aus, einen gut beschrifteten Briefkasten zu haben, der auch geleert wird. Für 0,1 % der Fälle muss jemand vor Ort sein, an den man persönlich zustellen kann.
Ich persönlich bin nun der Meinung, dass man da als Unternehmer pragmatisch sein sollte. Man muss die Wichtigkeit des eigenen Datenschutzes mit dem Risiko abwägen, dass man nicht alle gesetzlichen Regeln zu 100 % erfüllt. Aber das ist kein Rat, sondern meine persönliche Meinung.
Denn diese Zustellbarkeit und Ladungsfähigkeit schaffst du auch ohne, dass du ein Büro mietest, bei dem du ständig vor Ort bist, oder deine eigene private Adresse öffentlich angibst. Es gibt genügend Anbieter, bei denen du eine Postanschrift für 150 Euro im Monat mieten kannst – teilweise inklusive Digitalisierung deiner Briefpost – und wo auch tatsächlich eine Sekretärin sitzt, die Schreiben entgegennehmen kann – auch in deinem Namen.
Wenn du das noch mit einem Postfach in deiner Nähe für wichtige Briefe kombinierst, dann hast du eine gute Lösung zum Schutz deiner persönlichen Daten. Ins Impressum kommt dann die ladungsfähige Adresse. Die Postfachadresse bekommen alle, die dir Briefe schicken wollen, inklusive der üblichen Behörden wie Finanzämtern, Berufskammern, Geschäftspartnern etc. So handhaben das auch einige meiner Mandanten, die voll digital arbeiten.
Noch besser wäre es, wenn du dein Unternehmen zudem z. B.
über eine GmbH oder KG rechtlich sauber von dir abkoppelst.
Da die GmbH eine eigene rechtliche Persönlichkeit ist, benötigt sie nämlich auch eine eigene Adresse, die im Unternehmensregister veröffentlicht wird.
Du trennst also nicht nur faktisch dein Unternehmen von dir, sondern auch rechtlich. Wenn du dabei mitdenkst, dann wählst du hier schon eine Adresse, die von deiner privaten Wohnung abweicht, und kombinierst das mit den hier vorgeschlagenen Maßnahmen.
Das Unternehmensregister sammelt und veröffentlicht übrigens alle Daten zu Handelsgesellschaften im deutschen Raum, die für Gläubiger und Geschäftspartner relevant sind. Also: GmbHs, Aktiengesellschaften, Kommanditgesellschaften und so weiter. Wenn du im Netz nach einem Unternehmen suchst und dabei auf Plattformen wie Northdata stößt, dann greifen diese Plattformen immer auf die veröffentlichten Daten im Unternehmensregister zurück.
Dann gibt es als nächste Behörde, die deine Daten vielleicht veröffentlicht, die Berufskammern. Die sind immer relevant für dich, wenn du Freiberufler bist, also zum Beispiel Rechtsanwalt, Architekt, Steuerberater, Zahnarzt oder Arzt oder zum Beispiel Handwerker mit Eintragung in der Handwerksrolle oder schlicht einfach nur Mitglied der normalen Industrie- und Handelskammer.
Diese Kammern veröffentlichen nämlich die Daten zu deiner Berufszulassung ebenfalls entweder im Netz oder haben diese auf Anfrage gespeichert.
Deswegen: Gleiches Spiel auch hier. Achte darauf, dass hier eine reine
Geschäftsadresse und auch eine rein geschäftliche Telefonnummer veröffentlicht wird.
Und da sind wir auch schon beim nächsten wichtigen Thema. Neben der privaten Adresse haben wir auch die private Telefonnummer, die ich für sehr sensibel halte. Das ist nicht nur deswegen wichtig, weil du auch mal deine Ruhe haben willst und nicht immer geschäftlich erreichbar sein musst. Nein, man kann aus einer Festnetznummer z. B. auch Rückschlüsse auf deinen Wohnort ziehen. Und ich habe es ja eingangs schon erwähnt. Es gibt auch Fälle, da wirst du von zum Beispiel einer italienischen Telefonnummer angerufen. Du gehst ran und der Anrufer hat sich anscheinend verwählt. Du sprichst kurz mit ihm und legst dann auf, nachdem alles geklärt ist. Denkst du. Was du aber nicht weißt: Im Hintergrund wurde deine Stimme aufgezeichnet und mithilfe von KI geklont. Dazu reichen schon wenige Sätze von dir. Und einige Wochen später ruft jemand unter deiner Nummer – zumindest wird es so auf dem Display des Mitarbeiters angezeigt – mit deiner Stimme bei einem Mitarbeiter an und fordert ihn auf, zum Beispiel einen neuen Laptop über Amazon zu kaufen und an eine andere Adresse liefern zu lassen oder Geld auf ein Konto zu überweisen oder was auch immer.
Das ist genau so einem Tankstellenbetreiber passiert, mit dem ich geschäftlich zu tun hatte. Das Ergebnis war, dass der Mitarbeiter nichtsahnend 5.000 Euro auf Amazon-Gutschein-Karten geladen und die Codes per Telefon durchgegeben hat.
Das Geld war weg und der Anrufer nicht auffindbar. Und das ist wohl ein eher harmloses Beispiel, wenn man daran denkt, dass mittlerweile auch im großen Stil Unternehmensdaten verschlüsselt werden und man Lösegeld über Bitcoin bezahlen muss, um die Daten wieder freizugeben.
Was die Telefonnummer angeht, ist es mittlerweile gar kein Problem, bei zum Beispiel der Telekom eine Cloud-Telefonnummer zu buchen, und zwar mit einer Ortsvorwahl deiner Wahl. Und das kannst auch du nutzen.
Ganz praktisch an meinem Beispiel: Meine Steuerberatungsgesellschaft ist in Schramberg im Schwarzwald ansässig. Dort wohne ich aber nicht und obwohl wir da Räume angemietet haben, bin ich selten vor Ort. Meine Mitarbeiter sitzen auch fast zu 100 % im Homeoffice, teils in Freiburg, teils in Rottweil. Ich selbst arbeite auch fast nur von zuhause.
Wenn du aber mit uns telefonierst, dann rufen ich oder meine Mitarbeiter dich unter einer Schramberger Vorwahl an. Das Ganze läuft über die Cloud der Telekom und wir können uns egal von welchem Ort der Welt über das Internet einwählen. Also zum Beispiel kann ich über mein Smartphone anrufen und beim Gegenüber erscheint die Festnetznummer aus Schramberg oder über den PC direkt.
Verrückterweise wäre es sogar möglich gewesen, eine Hamburger oder Stuttgarter Nummer zu nutzen. Den Ort und die Nummer kann man sich frei wählen.
Das ist zum einen natürlich gruselig, weil man gar nicht mehr sicher sein kann, von wo jemand anruft. Zum anderen ist diese Art von faktischem Datenschutz für einen selbst sehr sinnvoll, finde ich. Und als Plus wirkt es seriöser, als eine Mobilfunknummer zu nutzen.
Fast jeder von uns ist mit seinem Geschäft im Netz auffindbar – sei es über die eigene Website oder weil du auf Social Media ein Impressum angeben musst. Und im Impressum sollte neben der ladungsfähigen Adresse auch eine Telefonnummer veröffentlicht werden.
Und wenn du so wie ich keine Lust auf nervige Vertrieblanrufe hast, dann kannst du so eine Cloud-Lösung auch noch mit einem Anrufbeantworter kombinieren, der immer direkt rangeht und dir dann eine Telefonnotiz per Mail sendet. Wenn es dir passt, rufst du zurück, wenn nicht, dann nicht. Es sagt ja niemand, dass deine private Zeit und Aufmerksamkeit jedem x-beliebigen Anrufer zur Verfügung stehen dürfen.
Ich finde es gerade heute, mit all den Infos, die auf uns über verschiedenste Kanäle hereinprasseln, umso wichtiger, dass wir Zeit für uns, für konzentriertes Arbeiten und zum Nachdenken haben.
Deswegen erlaube ich keine ungeplanten Anrufe von außen und eigentlich alle erfolgreichen Unternehmer, mit denen ich zu tun habe, handhaben das genauso. Entweder werden Anrufe von einer Assistenz direkt abgefangen oder man arbeitet schlicht nur mit gebuchten Telefonterminen, z. B. über ein Onlinebuchungstool wie Calendly. Und wenn es wirklich drauf ankommt, erhalten wichtige Kunden eine zweite Telefonnummer, über die direkt jemand rangeht.
Und wenn dir Erreichbarkeit und Service wichtig sind, du aber keine Assistentin eingestellt hast, dann kannst du auch für einen kleineren monatlichen Geldbetrag einen Telefonservice wie den der eBüro AG einrichten. Dort geht dann eine echte Sekretärin unter deinem Namen ans Telefon und schreibt dir Rückruf- und Anrufnotizen und leitet, falls sinnvoll, auch direkt an dich oder einen Mitarbeiter von dir weiter.
Das waren so weit die Grundlagen. Schauen wir uns nun einmal an, was wichtig ist, wenn du deine Firmenstruktur umstellst oder neue Gesellschaften wie GmbHs gründest. Dabei gibt es nämlich eine ganze Palette an Möglichkeiten, wie deine privaten Daten an die Öffentlichkeit gelangen können, ohne dass du es willst oder weißt.
Aus meiner Erfahrung heraus ist die größte Schwachstelle das Notariat,
das du bei einer GmbH- oder KG- oder GbR-Errichtung beauftragst.
Stell dir einmal folgendes Szenario aus meiner Praxis vor. Dein Einzelunternehmen läuft gut, dein Jahresgewinn liegt mittlerweile über 200.000 Euro und du beschäftigst 10 Mitarbeiter. Nun entscheidest du dich, dein Unternehmen in eine GmbH zu überführen, um deine Steuerlast zu senken.
Du gehst also – wie viele Unternehmer – zu deinem Steuerberater, der auch die Buchhaltungen und Jahresabschlüsse macht, und fragst ihn, ob er das machen kann. Er sagt: „Klar, machen wir das. Gar kein Problem.“ Was du aber nicht weißt, ist, dass er solche Umstrukturierungen, wenn überhaupt, einmal pro Jahr macht. Sein Hauptgeschäft ist schließlich, Buchhaltungen und Steuererklärungen zu erstellen. Er arbeitet sich also in den Großteil des Umwandlungsrechts und der Abläufe und Aufgaben neu ein und improvisiert, was er nicht weiß.
Das ist übrigens die Normalität, die ich immer wieder erlebe. Manchmal geht das gut, manchmal nicht. Kommt ganz auf deine Konstellation und den Steuerberater an.
Ok, hier sind die Probleme, die auftauchen, was deine privaten Daten angeht.
Dein Steuerberater muss für die Umwandlung zur GmbH eine Bilanz vorbereiten, die Grundlage für die Eröffnung der GmbH ist. Dazu wird er den Notar seines Vertrauens anrufen, wo er schon öfters war, mit dem er vielleicht auch per du ist, und sagen: „Hey Ingo, machst du uns das mal?“ Ingo sagt: „Ja, gern. Schick mir doch bitte die Unterlagen, die ich brauche.“
Der Notar sammelt dann deine Daten ein, nimmt die Unterlagen von deinem Steuerberater und bereitet die Verträge vor. Dein Steuerberater prüft das steuerlich, lässt Anpassungen machen und dann schickt er dich dorthin. Der Notar liest dir im Termin eine Stunde verschiedene Dokumente vor, du unterschreibst vier Mal – unter anderem auch die Bilanz deines Unternehmens – und dann gehst du heim und bist im besten Fall erst mal zufrieden.
Der Notar meldet dann die Umwandlung und GmbH-Errichtung beim Handelsregister an. Und jetzt kommt der Knackpunkt. Dazu muss er die Verträge und Unterlagen beim Unternehmensregister hochladen und dort werden sie dann veröffentlicht.
Was wir nun immer wieder haben, ist, dass der Notar sich keine Gedanken macht, was er eigentlich dort alles hochschießt und ins Netz stellt. Kam ja schließlich alles vom Steuerberater.
Darin sind ganz oft zum Beispiel deine Privatanschrift in Verbindung mit deinem vollen Namen, deinem Geburtsdatum und deinem Geburtsort enthalten. Und wenn dein Steuerberater sich nicht auskennt, dann landet da auch deine komplette Gewinn- und Verlustrechnung plus detaillierter Bilanz. Darin steht deutlich, wie viel Geld auf deinem Konto war, welche Schulden du hast, wie hoch die Löhne und Entnahmen für dich privat sind, wie viel du für deine Miete ausgegeben hast, welche Grundstücke dir gehören, wer alles noch am Unternehmen beteiligt ist und so weiter.
Ich habe es dazu auch schon erlebt, dass eine Liste aller Mitarbeiter im Betrieb mit Vor- und Nachnamen mit veröffentlicht wurde.
Jetzt musst du wissen: Diese Unterlagen müssen zum einen beim Notar zwar vorgelegt, größtenteils aber nicht veröffentlicht werden. Zum anderen muss meist nur eine deutlich abgespeckte Version vorgelegt werden. Zum Beispiel hat deine Gewinn- und Verlustrechnung beim Notar und online gar nichts zu suchen.
Das passiert also alles unbeabsichtigt. Meist weil die beteiligten Personen sich nicht richtig auskennen oder wie der Notar einfach nur umsetzen, was ihnen vorgelegt wird, und die Verantwortung bei deinem Steuerberater sehen.
Wenn die Daten aber einmal hinterlegt sind, kriegt man sie nur ganz schwer aus dem Netz heraus.
Mein Rat an dieser Stelle also für dich: Sensibilisiere alle Beteiligten bei so einer Umstrukturierung. Und wenn es dir wichtig ist, dass deine privaten Daten nicht unnötig für jeden x-Beliebigen einsehbar sind, gib etwas mehr Geld aus und hol dir einen spezialisierten Steuerberater für solche Umstrukturierungen, dem das Thema bewusst ist.
Wenn wir gerade bei der Strukturierung von Unternehmen und Vermögen sind, lass uns auch einen Blick auf das Transparenzregister werfen. Das ist nämlich auch für dich als Unternehmer relevant.
2017 wurde dieses Register eingeführt, um Geldwäsche zu bekämpfen. Der Grund ist recht einfach. So wie wir es tun, um Steuern zu senken und Vermögen für Unternehmen aufzubauen, kann man Gesellschaften wie GmbHs auch nutzen, um zu verschleiern, wo Geld eigentlich herkommt und hingeht. Ich denke da immer an einen alten Fall aus meiner Zeit im Finanzamt, als ich bei der Steuerfahndung eingesetzt war.
Hier wurde der deutsche Staat über verschiedene GmbHs von einem Clan betrogen, der mehrere GmbHs gegründet hatte und so den Eindruck erweckte, es wären mehrere unabhängige. All diese Firmen haben sich dann auf öffentliche Ausschreibungen beworben und irgendeine hat das Angebot dann zwangsläufig bekommen. Da ging es um so ganz einfache Sachen wie Straßenreinigungen oder Räumungen im Winter. Die Leistungen wurden dann zwar abgerechnet, aber nie erbracht.
Der Clan hatte so mehrere Millionen an Einnahmen „erwirtschaftet“, die nun aber leider in diesen GmbHs waren und dort theoretisch hätten versteuert werden müssen. Also haben sie weitere GmbHs gegründet, dafür Strohmänner aus Tschechien als Geschäftsführer und Gesellschafter eingesetzt. Und diese GmbHs haben wiederum Rechnungen gestellt und Geld aus den ersten GmbHs abgezogen. Dann wurden die Strohmänner durch neue Strohmänner ausgetauscht und neue GmbHs gegründet, die wiederum Rechnungen an die alten Firmen geschrieben haben. Das ganze Spiel hat man so lange betrieben, bis gar nicht mehr möglich war nachzuvollziehen, wer eigentlich jetzt davon profitiert und wo das Geld hin ist.
Genau solche Fälle soll das Transparenzregister verhindern. Denn dort muss zu jeder Gesellschaft hinterlegt werden, welche echte Person eigentlich davon wirtschaftlich profitiert.
Behörden, Steuerfahnder, LKA und BKA können diese Infos dann einsehen und sollen besser und schneller ermitteln können. Ob das nun funktioniert, sei mal dahingestellt. Auch für die Angabe beim Transparenzregister muss man schließlich ehrlich sein.
Für dich bedeutet das aber ganz praktisch: Wenn du eine GmbH, AG, Genossenschaft, KG, GbR, Stiftung oder was sonst noch so möglich ist nutzt, muss in diesem Register hinterlegt werden, wer dahintersteht. Das bist im Zweifel du oder Familienmitglieder von dir.
Bei meinen Mandanten führt das oft zu Unwohlsein. Denn man will ja gerade nicht, dass irgendwo in einem Verzeichnis steht, dass man beteiligt oder wirtschaftlich profitiert ist, wenn man extra eine Struktur für sein Vermögen aufsetzt. Besonders nicht, wenn nicht genau klar ist, wer die Daten aus dem Verzeichnis abfragt.
Jetzt kommst du leider nicht drumherum, diese Angaben zu machen, außer du gründest eine aufwendige und teure Kette aus Briefkastenfirmen auf den Cayman Islands, den Britischen Jungferninseln und in der Schweiz, die du mit deinen Gesellschaften in Deutschland verknüpfst.
Aber ich möchte dir kurz zeigen, was da eigentlich genau veröffentlicht wird und wer das laut Gesetz einsehen kann.
Im Transparenzregister sind für jeden wirtschaftlich Berechtigten, das heißt im Regelfall alle natürlichen Personen, die mehr als 25 % der Stimmrechte halten oder denen Gewinnanteile zustehen, anzugeben:
Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit,
Umfang der wirtschaftlichen Beteiligung und Wohnort.
Und beim Wohnort ist das explizit nicht die Straßenadresse, sondern nur die Gemeinde, in der du wohnst, mit Postleitzahl. Also zum Beispiel 70182 Stuttgart, wenn du in Stuttgart wohnst.
Dazu kommt, dass das Transparenzregister seit ein paar Jahren nicht mehr frei zugänglich ist. Stattdessen wird unterschieden, wer anfragt und welches Interesse derjenige hat.
Behörden, wie das LKA oder das Finanzamt oder die BaFin, sowie Gerichte haben uneingeschränkten Zugang. Die können also durch einen internen Zugang einfach abfragen.
Dann gibt es die Gruppe der sogenannten Verpflichteten. Das sind zum Beispiel dein Steuerberater, Notare, Banken oder Rechtsanwälte, mit denen du arbeitest und die verpflichtet sind, besonders sorgfältig nachzuprüfen, mit wem sie arbeiten. Diese Verpflichteten können Einsicht nehmen, wenn sie darlegen, dass sie solche besonderen Sorgfaltspflichten haben, zum Beispiel weil das Berufsrecht sie dazu verpflichtet, zu wissen, mit wem man es genau zu tun hat.
Hier gibt es dann aber auch keine uneingeschränkte Einsicht, sondern es werden nur Namen, Umfang des wirtschaftlichen Interesses, Monat und Jahr des Geburtstages, Wohnsitzland und Staatsangehörigkeiten zugänglich gemacht. Also gerade genug, um die jeweilige Person, mit der man arbeitet, zu identifizieren. Nur die Notare erhalten mehr Informationen, damit sie ihre Arbeit richtig machen können.
Wer nicht in diese beiden Gruppen fällt, erhält nur Zugriff auf Anfrage und wenn er darlegt, dass er ein berechtigtes Interesse hat. Zum Beispiel weil ein Unternehmen ihm Geld schuldet und er direkt auf die richtige Person zugehen muss.
Solche Anfragen werden aber darauf geprüft, ob das Interesse ausreicht. Jede Anfrage wird protokolliert und gegebenenfalls abgewiesen. Du selbst als Person, um die es geht, kannst dann jederzeit abfragen, wer über dich Auskünfte verlangt hat.
Und wichtig: Wenn du eine Gesellschaft hast, wie eine Familien-KG, über die du deine minderjährigen Kinder mit einbindest, dann gibt es die Möglichkeit, die Abfrage auf die Kinder sperren zu lassen. Denn minderjährige Kinder sollen explizit geschützt werden.
Das gleiche gilt auch, wenn du darlegen kannst, dass du mit einer Einsichtnahme Gefahr läufst, Opfer einer Straftat zu werden. Zum Beispiel weil man dich aufgrund deines Vermögens oder deiner Stellung in der Öffentlichkeit erpressen oder bedrohen könnte. Du kannst also einen Antrag auf Sperrung stellen.
In genau solchen Fällen, in denen für dich eine wirkliche Gefahr besteht, ist es aber wichtig, dass du noch weiter gehst und dich nicht nur um das Transparenzregister kümmerst. Als Erstes muss man sich dabei Gedanken über die allgemeinen Meldedaten machen.
Es gibt ein zentrales Meldedatenregister, in dem dein Wohnort mit Adresse hinterlegt ist. Das wird immer dann gepflegt, wenn du auf die Gemeinde gehst und dich nach einem Umzug ummeldest. Und das nutzt zum Beispiel das Finanzamt regelmäßig, um zu ermitteln, wohin Briefe zugestellt werden können.
Und was recht unbekannt ist: Auch jeder Fremde kann zur Gemeinde vor Ort gehen und einfach deine Meldeadresse abfragen lassen. Der Grund, dass das geht, ist schlicht, dass so gewährleistet werden soll, dass Menschen, denen du zum Beispiel Geld schuldest, dich auch finden und per Post erreichen.
Das ist natürlich ein Problem, besonders wenn du deine Adresse wirklich schützen willst.
Leider gibt es hier keine wirkliche Lösung, die ich dir geben kann, zumindest keine 100 % legale. Du bist gesetzlich schlicht verpflichtet, deinen Wohnort zu melden.
Praktisch lässt dir das eigentlich nur zwei Möglichkeiten. Zum einen: darauf zu vertrauen, dass die Gemeinden solche Anfragen von Dritten auf deine Daten richtig handhaben.
Der jeweilige Beamte, der die Abfrage bearbeitet, muss nämlich prüfen,ob das alles so seine Richtigkeit hat.
Die Auskunft darf nämlich zum Beispiel nicht für Werbung oder Adresshandel erteilt werden. Der Angestellte auf der Gemeinde muss also kontrollieren, wofür die Abfrage erfolgt, und auch registrieren, wer genau abfragt. Das ist aber natürlich hochgradig personenabhängig.
Oder als Zweites kannst du unter Umständen eine Auskunftssperre einrichten lassen. Dann erhält niemand deine Adresse auf Anfrage, sondern du wirst im Einzelfall zuerst angeschrieben und musst dein OK geben, dass deine Daten herausgegeben werden.
Diese Auskunftssperre wird allerdings nur gewährt, wenn bereits eine Gefährdungslage besteht. Das bedeutet, du oder deine Familienangehörigen werden bedroht, beleidigt, wurden angegriffen oder durch einen Stalker verfolgt. Es müssen also Tatsachen bestehen, die dafür sprechen, dass dein Leben, deine Gesundheit oder deine persönliche Freiheit in Gefahr sind.
Diese Sperre gibt es dann aber auch erst einmal nur für zwei Jahre.
Danach muss sie bei Bedarf verlängert werden.
Du siehst:
Hier muss das Kind also schon in den Brunnen gefallen sein, damit wirklich etwas getan werden kann.
Praktisch heißt das für dich:
Schütze deine private Adresse so weit wie möglich im Netz, indem du deinen Betrieb von dir löst und nur diese Angaben veröffentlichst, und wenn ein Anlass besteht, reagiere sofort. Wenn zum Beispiel Bedrohungen oder Erpressungsversuche im Raum stehen, lass alles sperren, was möglich ist.
Neben der Auskunftssperre bei den Meldedaten macht es dann auch Sinn, deine Pkw-Kennzeichen sperren zu lassen. Auch die kann man abfragen lassen. Solche Sperren wurden für uns regelmäßig eingerichtet, als ich noch bei der Steuerfahndung gearbeitet habe, denn wir waren oft mit den privaten Pkws vor Ort bei Hausdurchsuchungen oder Observierungen. Und hier sind die Hürden für eine Auskunftssperre auch nicht so hoch.
Und dann noch ein Wort zum Grundbuch. Wenn du Immobilien kaufst oder besitzt, dann weißt du: Auch ins Grundbuch wirst du als Eigentümer mit deiner Wohnadresse eingetragen. Ich weiß nun aus meiner Praxis, dass Hausverwalter sich oft aktualisierte Übersichten vom Grundbuchamt kommen lassen, in denen alle Eigentümer in einer Wohnungseigentümergemeinschaft mit vollständiger Wohnadresse aufgeführt sind. Und manchmal werden diese auch einfach herausgegeben oder per Mail verschickt. Und du weißt vielleicht: Eine normale E-Mail zu verschicken ist wie eine Postkarte zu versenden. Jeder fremde Dritte kann mit den richtigen Mitteln mitlesen, ohne dass du es bemerkst.
Auch hier ist die Handhabe schwierig.
Das Grundbuch erteilt eigentlich selten Auskünfte direkt, ohne dass du schriftlich nachweist, dass du eine Vollmacht oder ein berechtigtes Interesse hast. Deswegen schätze ich das so ein, dass deine Daten hier recht sicher sind.
Aber am besten wäre es trotzdem, wenn deine Wohnadresse gar nicht erst hinterlegt wäre.
Der einzige praktikable Weg meiner Erfahrung nach ist deshalb die Nutzung einer Gesellschaft, die die Immobilie kauft oder im Eigentum hat. Also eine GmbH, KG oder GbR. Hier wird dann nämlich nur der Sitz der Gesellschaft eingetragen. Auch wenn du als Privatperson direkt dahintersteckst.
Wenn du eine GbR oder KG nutzt, sind deine persönlichen Daten dann zwar über das Unternehmensregister oder Gesellschaftsregister zu veröffentlichen, hier wird aber nur dein Wohnort ohne Straßenadresse hinterlegt. Das ist also auch keine 100-%-Lösung, aber zumindest ein Ansatz.
Also, du siehst: Wenn du hier Bedarf hast, dann lass dich am besten beraten und mach dir vorab Gedanken. Je früher, desto besser. Denn Fakt ist: Am Anfang, wenn du gründest, hast du meist noch wenig Vermögen und machst dir entsprechend auch keinen Kopf. Je erfolgreicher du aber wirst, desto wichtiger wird das Thema. Meist sind dann aber Tatsachen schon geschaffen und deine Daten stehen überall im Netz. Und dann aufzuräumen wird schwieriger bis unmöglich.
Das größte Datenleck sehe ich zudem bei der Umstrukturierung und beim Notar. Deswegen: Wenn du das angehst, dann empfiehlt sich, besonders Acht zu geben.
Ich hoffe, das hilft dir weiter.
Eine gute Zeit wünsche ich dir.
Dein Eric Preusche.
