Es fehlt am System

Die meisten Schwierigkeiten bei der Buchhaltung entstehen, wenn Unternehmer kein effizientes System dafür haben.

Ein System besteht aus einer Reihe von Prozessen, die linear ablaufen. Von Schritt 1 zu Schritt 2 und dann zu Schritt 3. Fast alles in unserer Welt lässt sich auf solche Prozesse zurückführen – das gilt auch für jedes Unternehmen. Prozesse, die sich wiederholen, können in kleinere Teile zerlegt, optimiert und neu aufgebaut werden.

Die Lösung

Am besten geht man in drei Schritten vor:

1. Ist-Zustand aufzeichnen

Mit Block und Stift gilt es als erstes das System zu erfassen, so wie es gerade ist. Wo kommen die Belege und Unterlagen her? Auf welchem Weg und zu welcher Zeit kommen sie in die Buchhaltung?

2. Entwerfen des Optimalsystems

Identifiziere Schwachstellen im Ist-Zustand. Entwirf dein System so, wie es optimal wäre, wie auf dem Reißbrett eines Architekten. Was wäre der effizienteste Weg, die Belege in die Buchhaltung zu bekommen? Was kann automatisiert werden?

3. Aufbauen des Optimalsystems und Aufsetzen einer Monats-Checkliste

Im Anschluss schreitest du zur Tat und implementierst dein Optimalsystem. Setze dazu zusätzlich eine Monats-Checkliste auf.

Das ist ein Vorgehen aus dem Buch von Sam Carpenter „Work the System„. Carpenter ist ein amerikanischer Unternehmer, der ein Callcenter und Telefonservice mit über 35 Arbeitnehmern betreibt und seine 80-Stunden-Wochen durch systematisches Prozessmanagement auf unter vier Stunden pro Woche gesenkt hat. Im Buch beschreibt er sein Vorgehen dabei. Das Buch hat mich deutlich weitergebracht.

Harte Systeme zur Entlastung

Wichtig ist, dass du schriftlich arbeitest. Nur dann sieht man, wo die Probleme liegen und kann auch später, wenn neue Probleme auftauchen, auf die eigenen Aufzeichnungen zurückgreifen.

Nachdem ich gesehen habe, wie schwach mein System aufgestellt ist, habe ich angefangen, so viel wie möglich durch harte Systeme zu ersetzen. Harte Systeme sind entlastende Vorkehrungen, die ohne menschlichen Support funktionieren.

Belege in Unternehmen online

Ich habe als erstes „Unternehmen Online“ eingeführt. Das ist ein Programm der DATEV, welches die digitale Bereitstellung von Belegen an die Buchhaltung ermöglicht.

Digitale Belege werden dort einfach hochgeladen und fertig. Belege, die in Papierform kommen, werden über die App der DATEV gescannt, bekommen dann einen handschriftlichen Vermerk und werden abgelegt. Rechnungen und Belege, die per Mail kommen, leite ich an eine zusätzliche Mailadresse der DATEV weiter. Damit gelangt der Anhang automatisch in die Buchhaltung.

Mit diesem Vorgehen hat man alles digitalisiert und automatisiert, was man automatisieren kann.

Post

Lästig sind auch die Unmengen an Post, die einen als Unternehmer täglich erreichen.

Die Deutsche Post bietet dafür eine Lösung. Sie öffnet die Briefe für einen, scannt sie, stellt einem die Scans online bereit und schickt einem monatlich alle Briefe gebündelt zu.

Damit entfällt der ganze manuelle Aufwand des Öffnens, Scannens und Ablegens. Die gescannte Post kann einfach in die Ablage von Unternehmen Online verschoben werden.

Bankkonten

Auch bei deinen Konten macht es Sinn, alles systematisch zu automatisieren. Es ist mit jedem Bankkonto und jeder Kreditkarte möglich, dass der Steuerberater die Bankumsätze automatisch erhält. Das ist nur einmal einzurichten.

Man könnte auch so weit gehen, das EBICS-Verfahren zu nutzen. Damit kannst du dein Buchhaltungsprogramm mit der Bank verknüpfen und Überweisungen direkt aus deinem Programm heraus freigeben. Damit entfällt der Zwischenschritt in das Bankportal, die Eingabe der IBAN und der Zahlungsbeträge, weil das Programm die Daten zur Überweisung aus den Belegen über eine OCR-Kennung erfasst. EBICS kostet bei der Bank zwar deutlich, aber dadurch hast du eine immense Arbeitserleichterung. Du musst nicht mehr zwischen verschiedenen Internetseiten mit unterschiedlichen Passwörtern wechseln. Außerdem fallen die verschiedenen Apps zur Zwei-Faktor-Authentifizierung weg.

Rechnungsschreibung

Wenn du mit einem Rechnungsschreibungsprogramm arbeitest, gibt es fast hundertprozentig eine Schnittstelle zur Datenübergabe an die Buchhaltung. Damit muss man dem Steuerberater keine Ausgangsrechnungen mehr bereitstellen, sondern der Datenexport geht automatisch am Monatsende. Ich würde das auf jeden Fall einrichten.

Ablagesystem

Es gibt noch einige Dinge, die das Leben weiterhin ungemein erleichtern.

Zum einen ist eine gute Ordnerstruktur auf dem Computer zum Sammeln der Dokumente. Am sinnvollsten stellt man den Ordnern Ziffern voran, dann bleibt der Aufbau stets gleich. Digitalisierte Unterlagen benennt man treffenderweise mit dem Datum im Namen. Indem man das Datum in umgekehrter Reihenfolge im Namen voranstellt, sind die Belege stets chronologisch sortiert. Du benennst eine Rechnung beispielsweise „2024.05.01 Rechnung XY“.

Zum anderen ist für die analoge Welt ein gutes Ablagesystem für die Papierbelege auch Pflicht. Die Papierbelege musst du trotz Digitalisierung zehn Jahre aufbewahren, das Finanzamt kennt diesbezüglich keine Gnade. Am einfachsten ist es, einen Ordner oder mehrere Ordner pro Wirtschaftsjahr einzurichten, in denen die Belege mit Trennlaschen alphabetisch gesammelt werden. Du kannst ebenfalls nach Monaten sortieren.

Wenn du alle Digitalisierungsmöglichkeiten nutzt, reduziert sich die Menge an Papier sowieso deutlich und der Ordner ist lediglich für den Fall, dass das Finanzamt einmal die Originalbelege sehen will.

Checkliste

Ich sehe bei Mandanten immer wieder dasselbe: Jeden Monat müssen sie dieselben Arten von Belegen bereitstellen. Regelmäßig fehlt eine Art von Beleg. Zum Beispiel das Kassenbuch, welches vielleicht noch von Hand geführt wird.

Natürlich kommen dann Rückfragen von meiner Buchhalterin, Mails werden geschrieben, Mails werden beantwortet, Belege müssen hochgeladen werden und strapazieren die Zeit aller Beteiligten zusätzlich.

Der Grund für die Fehleranfälligkeit ist meist, dass viele meiner Unternehmer sich jeden Monat neu in die Aufgabe reindenken und überlegen, welche Dokumente sie hochladen müssen. Dafür sollte man keine Zeit und Kraft verschwenden.

Ich habe deswegen eine Monats-Checkliste.

Checklisten setzt du sinnvollerweise so auf, wie es auch Piloten im Cockpit machen. Sie sollten so prägnant und knapp wie möglich sein. Es bietet sich an, hier kurze Fragen zu stellen, ob etwas schon erledigt wurde. Zum Beispiel: „Abrechnungen exportiert und bereitgestellt?“ Oder „Amazon-Rechnungen heruntergeladen und bereitgestellt?“

Am Monatsende kannst du die Liste einfach hervorholen und kurz durchgehen, was alles getan wurde. Dein Zeitaufwand reduziert sich auf ein absolutes Minimum, ebenso wie die Fehleranfälligkeit.

Upload

Zuletzt entscheidest du dich, ob du die Belege immer sofort laufend an die Buchhaltung weitergibst – so mache ich es mit meinen Mails – oder ob du erstmal Belege sammelst und an einem festen Tag hochlädst – so mache ich es mit meinen Papierbelegen. Wiederkehrende Erinnerungen im Kalender sind dazu sehr nützlich. Ich habe zum Beispiel einen Tag im Monat, an dem ich Rechnungen schreibe und Lastschriften terminiere. Am Monatsende gehe ich einmal meine Papierbelege durch, scanne und lege sie dann ab.

Die Vorbereitung deiner Buchhaltung in ein hartes System zu gießen, schafft großen Mehrwert. Dein Zeitaufwand wird sich merkbar reduzieren. Der hohe Digitalisierungsgrad macht dich flexibler, wesentlich effizienter und fehlerfreier.

Nicht zuletzt bietet der Systemansatz noch einen weiteren immensen Vorteil. Falls du diese Aufgaben abgeben möchtest, hast du so eine saubere Struktur und ein Mitarbeiter kann sich daran orientieren, ohne Fehler zu machen.