Im letzten Beitrag haben wir uns angeschaut, warum man als Unternehmer die private PKW-Nutzung über die 1 % – Regelung versteuern muss. Dazu haben wir das Mietmodell, was im Internet zur Umgehung dieser Regelung oft vorgeschlagen wird, kritisch hinterfragt und festgestellt, dass man sich wahrscheinlich mehr Probleme einheimst, als dass es einem Vorteile bringt.
In diesem Beitrag möchte ich dir nun ein paar wirkliche Alternativen zeigen, mit denen man das Problem der 1% -Regelung entweder komplett löst oder deutlich abmildert.
Überlassung des PKWs gegen Kostenersatz
Die 1 % -Regelung wurde geschaffen, um den privaten Vorteil des Unternehmens zu reduzieren, den er hat, weil er die Kosten im Betrieb steuerlich geltend machen kann. Eine Lösung sollte deshalb genau dort ansetzen – beim privaten Vorteil.
Denn was ist, wenn der Unternehmer gar keinen privaten Vorteil hat? Dann gibt es auch keinen Grund einen Vorteil versteuern zu müssen.
Am einfachsten schaffen wir das, indem der PKW gar nicht im Betrieb gekauft wird, sondern im Privatbereich. Denn damit gehen keine „privaten“ Kosten in den Betrieb und ergeben damit auch keinen Steuervorteil.
Wir kaufen das Auto also schlicht nicht über unsere GmbH. Und falls du ein Einzelunternehmen oder eine GbR betreibst, dann gibst du deinem Steuerberater Bescheid, dass er den Kauf nicht über die Bücher abwickeln darf (Achtung: Beim Einzelunternehmen und der GbR funktioniert das nur, wenn du den PKW zu weniger als 50 % betrieblich nutzt. Wenn du ihn hauptsächlich im Betrieb nutzt, kannst du dieses Modell leider nicht anwenden. Bei der GmbH ist das aber kein Problem, denn die GmbH ist rechtlich sauber von dir getrennt.)
Dadurch, dass es dann kein Auto im Betrieb gibt – also weder angemietet, geleast noch im Eigentum -, kann auch keine Besteuerungsregelung greifen. Du musst dir also weder zur 1% – Regel noch zum Fahrtenbuch Gedanken machen.
Nun sagst du aber bestimmt: „Halt. Stopp, Eric. Dann habe ich aber gar keine Kosten im Betrieb, die meine Steuer mindern, oder?“
Das ist richtig. Zumindest im ersten Schritt.
Du hast schließlich betrieblich veranlasste Kosten. Allerdings sind die jetzt im Privatbereich und müssen noch in den Betrieb. Und genau das können wir zielgerichtet über eine Nutzungseinlage oder über eine Kostenerstattung machen.
Beide Begriffe beschreiben im Grunde dasselbe. Von einer Nutzungseinlage spricht man beim Einzelunternehmen und der GbR / KG / GmbH & Co. KG. Dabei bucht der Steuerberater die Ausgaben als privat verauslagt ein. Vom Kostenersatz spricht man bei der GmbH. Hier kann die GmbH die privat verauslagten Kosten erstatten.
Schauen wir uns das Bild der GmbH genauer an.
Du als Geschäftsführer – also als Arbeitnehmer – trägst Kosten für deinen PKW, die aufgrund des Betriebs der GmbH angefallen sind. Wenn nun ein anderer Arbeitnehmer regelmäßig sein privates Auto für die Firma nutzt, würde die GmbH ihm ganz selbstverständlich die Kosten erstatten. Deswegen kann sie das auch tun, wenn es um dich als Geschäftsführer geht.
Die Voraussetzungen dafür sind minimal. Du musst lediglich eine Aufstellung führen, in der du angibst, wann und warum du wieviele Kilometer für die GmbH gefahren bist. Also recht ähnlich zum Fahrtenbuch, allerdings bei weitem nicht so strikt. Eine einfache Excel-Tabelle reicht aus.
Ertragsteuerrechtlich muss man dann unterscheiden.
Erstattet die GmbH dir Kosten per Einzelnachweis, ist der Auslagenersatz steuerfrei (nach § 3 Nr. 50 EStG). Hast du beispielsweise auf einer Dienstreise genau einen Tank leer gefahren und lässt du dir das Auftanken eins zu eins von der GmbH anhand des Tankbelegs erstatten, liegt dieser Fall vor. In Folge bedeutet das, die GmbH hat in Höhe der Auslage Betriebsausgaben. Du persönlich musst allerdings nichts versteuern.
Dieser Fall ist aber nicht das, was wir möchten, denn wir wollen nicht nur die Einzelkosten absetzen, sondern alle Kosten, die der PKW produziert. Das sind die Anschaffungskosten des PKW, die Reparaturen, die jährlich anfallen, die Kfz-Steuer, die Versicherung und alles was eben sonst noch so anfällt.
Deswegen ist die zweite Alternative die sinnvollere. Die GmbH kann dir die Kosten auch pauschal über einen Kilometersatz ersetzen. Du zeichnest also die gefahrenen Kilometer auf, rechnest sie über einen Satz von X Cent pro Kilometer hoch und lässt dir das Geld von der GmbH überweisen.
Steuerlich liegt bei dir als Arbeitnehmer der GmbH In diesem Fall in Höhe der Erstattung Arbeitslohn vor. Das macht Sinn denn die GmbH bezahlt dir die Kilometerpauschale nur, weil du für sie arbeitest. Im gleichen Atemzug hast du aber auch tatsächliche Kosten und die darfst du als Werbungskosten in voller Höhe bei der Einkommensteuererklärung geltend machen.
Unterm Strich ergibt sich damit ein Nullsummenspiel. Du musst nichts versteuern, wobei die GmbH die Ausgaben von der Steuer absetzen kann.
Praktische Umsetzung des Modells
Wie läuft das nun ganz praktisch ab?
Nun als erstes musst du die Ausgabenbelege des Autos für die Einkommensteuererklärung und die Berechnung des Erstattungssatzes sammeln. Und zwar am besten alles, was du an Ausgaben hattest (Versicherungen, Tankkosten, Reparaturen, Garagenmiete …). Diese Kosten werden am Ende des Jahres aufaddiert. Dazu kommen die Kaufkosten des Autos, die du über die ersten sechs Jahre im Rahmen der Abschreibung anteilig auch ansetzen kannst.
Dazu solltest du zu Beginn und zum Ende des Jahres den Kilometerstand dokumentieren. Denn du musst wissen wie viele Kilometer du insgesamt gefahren bist.
Und selbstverständlich brauchst du eine Aufstellung der betrieblichen Fahrten und Kilometer.
Am Jahresende werden alle Kosten zusammengerechnet und durch die gesamten gefahrenen Kilometer geteilt. Diesen Kilometersatz rechnest du mit den „betrieblichen“ Kilometern hoch. Das Ergebnis ist der Betrag, den dir die GmbH erstattet und auf dein Bankkonto überweist.
Anmerkung: An dieser Stelle ein kleiner Hinweis. Damit das auch wirklich nicht vom Finanzamt angekreidet werden kann, brauchst du eine passende Passage im Geschäftsführervertrag, dass die GmbH dir solche Kosten eins zu eins erstatten darf.
Wenn es dann zur Einkommensteuererklärung kommt, kannst du mit denselben Aufstellungen und Belegen nachweisen, dass du genau diesen Betrag als Werbungskosten gegenrechnen kannst und du nichts zu versteuern hast.
Das ist dir zu kompliziert?
Kann ich verstehen. Das macht natürlich Arbeit. Aber auch hierfür gibt es eine Lösung. Die GmbH darf dir pauschal 30 Cent pro dienstlich gefahrenen Kilometer erstatten – und zwar ohne Einzelnachweis der Kosten. Genau derselbe Betrag kann dann auch einkommensteuerlich als Werbungskosten gegengerechnet werden. Wenn deine tatsächlichen Kosten aber über den 30 Cent liegen, zahlst du mehr Steuern als du müsstest.
Zudem muss dir bei all dem aber klar sein: Auf diesem Weg bringst du nur die wirklich betrieblichen Kosten in dein Unternehmen. Fährst du von 10.000 Kilometern im Jahr nur 5.000 betrieblich, bringst du also nur die Hälfte der Ausgaben in den Betrieb. Das kann unter Umständen schlechter sein, als die 1 % – Regelung.
Wir haben hier also keine 100 % – Lösung. Stattdessen musst du – so wie immer – abwägen. Ein Vorteil bleibt aber sicher. Du kannst den PKW völlig entspannt steuerfrei verkaufen und musst dir keine Gedanken darüber machen, dass auf den Verkauf Einkommensteuer anfällt.
Dieser Blogbeitrag war einer meiner Info-Briefe, die ich regelmäßig samstags versende. Möchtest du auch Steuergestaltungsmöglichkeiten und Wege effizient Vermögen aufzubauen als Mail erhalten, dann klicke hier.
Die Umsatzsteuer beim Kostenersatz
Nun, haben wir nicht etwas vergessen? Richtig, die Umsatzsteuer.
Wenn du ein neues Auto kaufst, dann steckt im Kaufpreis Mehrwertsteuer, die du im Unternehmen zurückbekommen würdest. Kaufst du privat ist das standardmäßig aber nicht der Fall und das kann teuer sein.
Aber auch hierfür gibt es eine Lösung. Für die Umsatzsteuer gilt, dass man sich Vorsteuer erstatten lassen kann, wenn man umsatzsteuerlicher Unternehmer ist, Leistungen gegen Entgelt erbringt, damit Einnahmen erzielen will und das ganze steuerpflichtig ist. All diese Voraussetzungen sind auch bei der PKW-Überlassung eines Gesellschafters an seine GmbH erfüllt, wenn er die Kosten ersetzt bekommt.
Das ist in der Praxis recht unbekannt. Es ist allerdings in den Anweisungen des Finanzministeriums an seine Finanzbeamten so explizit festgeschrieben (siehe A 1.1 UStAE, A 1.6 Abs. 3 UStAE und Beispiel 1 in A 1.6 Absatz 7 UStAE).
Wenn du dir also die Auslage mit 19 % Umsatzsteuer erstatten lässt, darfst du dir auch die Vorsteuer aus dem PKW-Kauf vom Finanzamt zurückholen. (Diesen Schritt solltest du aber unbedingt vorher mit deinem Steuerberater abklären lassen, da dein Einzelfall doch etwas komplexer sein kann als mein vereinfachtes Beispiel hier. Hier kommen dann Themen wie die Rechnungspflicht und das umsatzsteuerliche Unternehmen hinzu.)
Die praktische Konsequenz ist, dass du für dich privat zwar auch Umsatzsteuererklärungen abgeben musst, aber im Gesamtbild nur Nettobeträge bezahlst.
Was funktioniert noch?
Du siehst, es gibt also realistische Wege die 1 % – Regelung zu umgehen. Fairerweise muss man aber sagen, besonders elegant sind diese nicht. Man muss eigentlich immer irgendwelche Aufzeichnungen führen und Steuererklärungen einreichen.
Zumindest fast immer. Denn es gibt ein paar wirklich simple Methoden, die Geld, Steuern und Zeit sparen.
Wie wäre es hiermit:
- Du kaufst dir gar keinen PKW im Betrieb, sondern ein Fahrrad. Die private Nutzung des Fahrrads ist immer für dich steuerfrei. Die Kosten im Betrieb mindern vollumfänglich die Steuer.
- Du kaufst einen günstigen Gebrauchtwagen im Privatbereich und lässt dir nur die 30 Cent pro Kilometer von deiner GmbH erstatten. Über die Umsatzsteuer machst du dir keine Gedanken und lässt sie weg, weil du als Kleinunternehmer nach § 19 UStG giltst. Ist zwar nicht ganz steueroptimal – aber dafür entspannt.
- Du kaufst einen PKW im Betrieb und achtest darauf, dass der Bruttolistenpreis so niedrig wie möglich ist. Wenn der günstig ist, dann musst du nämlich auch wenig versteuern. Ein Fiat Panda oder Dacia Duster wären dafür Extrembeispiele (… ich weiß, ich weiß, sowas muss man auch fahren wollen. Aber vielleicht findest du einen guten Kompromiss.)
- Du zahlst dir als Geschäftsführer deiner GmbH so wenig wie möglich aus und hältst dein steuerliches Einkommen im Privatbereich allgemein gering. Dann ist nämlich dein Grenzsteuersatz ebenfalls sehr niedrig und die 1 % – Regelung wirkt sich deutlich weniger aus. (Denn 20 % von beispielsweise 600 Euro Dienstwagen-Vorteil pro Monat sind deutlich weniger als 44,31 % von 600 Euro pro Monat.)
- Du kombinierst die letzten zwei Punkt miteinander (mehr Details zu diese Maßnahmen findest du übrigens im meinem Buch „Steuerbildung & der bodenständige Unternehmer“).
Und als kleines Extra.
Ein Leser hat mich nach dem letzten Info-Brief per E-Mail gefragt, ob es denn nicht auch möglich sei auf die 1 % -Regelung zu verzichten, wenn man neben dem Auto im Betrieb einen gleichwertigen oder höherwertigen PKW im Privatbereich besitzt (Vielen lieben Dank für diese Mail).
Und da hat er absolut Recht. Das geht und wird nach meiner Erfahrung auch oft von der Finanzverwaltung so anerkannt – zumindest hier in Baden-Württemberg. Unter der einen Voraussetzung, dass der Unternehmer den privaten PKW ausschließlich alleine nutzt. In diesem Fall nimmt der Betriebsprüfer an, dass man gar keinen Privatvorteil hat. Schließlich würde jeder „vernünftige“ Mensch das hochwertigere Auto im Privatbereich für Privatfahrten nutzen und nicht das Auto im Betrieb. Sobald aber auch beispielsweise die Ehefrau das Privatauto auch nutzen kann, wird die 1 % – Regelung wieder angewandt.
Die Fragen, die sich allerdings zusätzlich dabei stellen, sind:
- Wann ist ein Auto dem anderen mindestens gleichwertig?
- Kann man dem Finanzbeamten klar machen, dass deswegen die 1% -Regelung nicht angesetzt werden darf?
- Lohnt es sich zwei Autos zu haben, die beide Kosten produzieren?
Ich hoffe das hat dir etwas Klarheit verschafft.
Eine frohe Vorweihnachtszeit wünsche ich.
Viele Grüße
Eric Preusche
